广州华立学院图书馆文献资源采购管理办法
第一章 总则
第一条 图书馆是广州华立学院（以下简称学院）的文献信息资源中心，是为人才培养和科学研究服务的学术性机构，为规范学校文献信息资源采购和管理，保证图书馆建设和发展目标的实现，使图书馆能够更好地为教学科研和学科建设提供高质量的文献信息服务，根据《教育部对于印发〈普通高等学校图书馆规程〉的通知》（教高〔2015〕14号），结合我校工作实际，制定本办法。
第二条 文献资源采购及管理工作实行在校长领导下的图书馆馆长负责制，对学校文献信息资源进行统筹规划、组织、协调和指导，有关图书馆工作的重大事项由校长办公会研究、决定。
第叁条 学校的文献信息资源包括图书馆的文献信息资源和各二级学院资料室的文献信息资源，所有文献信息资源均纳入图书馆信息管理集成系统，由图书馆负责加工，二级学院以集体借阅方式使用。
第四条 图书馆的文献信息资源主要是指购买、接受捐赠的所有文献，其文献类型包括纸质文献（含图书、期刊、报纸）和数字资源（含图书馆购买、自建的数据库、光盘及音像资料）。图书馆的文献信息资源是学校固定资产的重要组成部分。
第二章 文献信息资源采购
第五条 根据学校的经费安排，学校的文献信息资源采购采用图书馆集中采购方式。
第六条 图书馆资源建设部负责纸质图书的采购、编目和加工工作和纸质期刊、报纸的采购编目和加工工作；图书馆读者服务部信息技术组负责数字资源的采购、资源的评价及推广工作。
第七条 纸质图书的采购
本办法涉及的纸质图书为普通图书，不包括古籍善本。图书馆采购人员应根据学校发展、馆藏资源情况和馆藏体系规划制定年度文献采购计划，经由校长办公会通过后实施。
（一）采购原则
符合知识产权法，在保证思想政治教育类、学校的特色学科、重点学科及新建学科专业的基础上，兼顾通识类图书。
（二）复本控制
纸质图书采购一般以增加品种、降低复本量为原则。专业图书２～４册复本。科普类、社科类综合性读物、英语学习类图书、习题集、文学艺术等图书２～４册复本。高定价图书１册复本，参考工具书1 ~２册复本。
（叁）采购组织
纸质图书采购以图书馆采访人员采购为主，学校师生参与采购为辅。采访人员需要随时把握学校学科专业建设和发展情况，保持与各学科专业教师的沟通联系，做好相关专业的采购计划，尽量避免误选、漏选、选重和复本失当的错误，发现问题及时纠正，并通过网站、电子邮箱、图书采购推荐系统随时收集读者的意见和需求。
（四）采购方式
纸质图书采购主要采用公开招标或谈判方式。纸质图书由中标商负责编目加工。
（五）验收结算
根据签订的合同条款对采购的纸质图书的数量、质量、加工、数据、服务等内容进行验收，出具验收报告后进行结算。
第八条 纸质报刊的采购
图书馆纸质报刊采购人员要根据学校发展、学科专业建设、核心期刊目录等情况制定年度报刊采购计划，经由校长办公会通过后实施。
（一）采购原则
符合知识产权法，以通识类报刊为主，注重与图书馆数字资源的补充，同时结合各校区专业特点，避免重复采购；注重报刊的连续性、完整性，确保馆藏报刊的系统性。期刊采购以集中订购为主，交换、受赠为辅。
（二）复本控制
期刊实行单一校区内单一复本制度，少量报纸单一校区内原则上不超过２份。
（叁）采购组织
图书馆资源建设部负责统筹协调各校区报刊采购工作。期刊采购人员需要随时把握学校学科专业建设和发展情况，保持与各学科专业教师的沟通联系，做好相关专业的报刊采购计划。选购时应尽量避免出现误选、漏选、选重等情况。
（四）采购方式
报刊主要采用公开招标或谈判方式进行。
（五）验收结算
签订供货合同，在合同规定的日期内支付报刊采购款，合同供货期内，逐批验收采购的报刊，催补缺失报刊，监督投递服务质量。
第九条 数字资源的采购
数字资源采购，主要包括各种数据库、电子书的采购。
（一）采购原则
１．学术性原则。图书馆采购的数字资源主要以满足师生的教学、科研、学习需要的学术资源为主。
２．适用性原则。数字资源采购要符合馆藏整体发展规划，符合学校学科建设和专业设置，向重点学科倾斜，兼顾其它学科。
３．系统性原则。数字资源的采购要注意纸本文献信息资源和数字资源的互补；要注意各学科间的平衡；要注意全文数据库和索引数据库的互补。
４．经济性原则。注重“投入”和“产出”效益，在利用率评估的基础上，确定采购方案。
５．合法性原则。采购商用数据库要遵守知识产权法。
（二）采购方式
１．外文数字资源主要依托中国高等教育文献保障系统（简称颁础尝滨厂）的华南中心，参照集团采购。
２．中文数字资源主要参加广东省高等学校图书情报工作指导委员会的联合采购，在广东省教育厅和财政厅联合下发的图书馆数字资源政府采购部门协议供货文件的基础上，再进行校内谈判，确定最终采购价格。
３．未列入广东省教育厅和财政厅图书馆电子资源协议供货目录的数字资源，需经采购中心组织相关部门进行商业谈判或竞争性谈判后，直接向供应商采购或通过代理公司采购。
（叁）采购流程
数字资源采购一般都遵循“试用－论证－采购－验收”的流程。
１．试用。图书馆拟采购的所有电子资源均进行３－６个月的试用，并定期分析试用情况及用户反馈。
２．每年的数字资源采购方案，经由校长办公会通过后实施。
３．每年都对所采购的数字资源按照合同服务条款进行验收，并进行使用情况综合评估。验收及评估结果作为数字资源续订的重要依据。
第叁章 文献信息资源加工
第十条 纸质图书的分编及加工
（一）纸质图书验收
所采购图书到馆后，由验收人员对图书的数量、质量、价格等进行核查。主要核查订单、到货清单和图书叁者是否一致，图书的质量、数量是否达到入藏要求，价格是否有误等。
（二）纸质图书分编
１．分类标准
纸质图书分类以《中国图书馆分类法》为分类依据。
２．着录标准
纸质中文图书是在图书馆信息管理集成系统中按照颁狈惭础搁颁格式进行着录。各字段的着录以《中国文献编目规则》、《中国机读目录格式使用手册》和颁础尝滨厂数据着录格式为标准。书次号使用着者号或者种次号。
３．为保证分编工作的准确性和一致性，特制定《广州华立学院图书馆中文图书分编着录细则》。
（叁）纸质图书加工
对已验收分编的图书，要统一进行条形码、磁条、书标、保护膜的粘贴，并加盖馆藏章。
（四）图书典藏
典藏人员负责核对每批加工分编完毕的图书，并根据各校区、借阅区、书库的功能进行图书分配，在图书馆信息管理集成系统中设置相应典藏地点。
第十一条 纸质报刊的分编及加工
（一）纸质报纸的加工
到达图书馆的所有纸质报纸，均应在《报纸登记表》上登记，如遇缺漏现象，应及时催促供应商补齐。所有报纸均在到达当日提供阅览。
对于需装订保存的报纸，必须按照版次和日期理顺，并根据厚度，以半月或一月为周期送去装订，装订完毕验收合格后，移交合订本书库。
（二）纸质期刊的加工
１．现期期刊的分编和加工
现期期刊到馆后，应该及时加盖验收章，然后在图书馆信息管理集成系统中的期刊管理子系统中进行登到，所有现期期刊的封面上均需标识索取号、排架号，在叁日内提供读者阅览。
对于新增期刊，在系统“新增目录”中进行重新着录，按照《中国图书馆分类法》进行分类并给出索取号、排架号。
２．合订本期刊的分编和加工
图书馆的现期期刊，每年都要进行集中装订，装订后的期刊，统称为合订本期刊。
（１）纸质合订本期刊的分编及典藏
先对拟分编期刊进行查重，避免出现同刊异号的情况。期刊分类依据《中国图书馆图书分类法》，鉴于期刊的特点，一般分到二或叁级类目。
按照图书馆信息管理集成系统的期刊管理子系统中着录相应字段，依据为《中国机读目录通讯格式（颁狈惭础搁颁）》，《中国机读目录使用手册》。
分编完毕的合订本期刊，在计算机管理系统中移交到相应的典藏地点。
（２）合订本期刊的加工
图书馆的合订本期刊一般采用平装方式进行装订。在封面上需用规范模板印刷刊名、年份与合订本起止期号、缺期情况及广州华立学院图书馆字样；在书脊上除了封面内容外，还需印刷索取号。所有合订本期刊均需安装磁条，贴条形码和透明胶。
第十二条 数字资源的分编及加工
（一）随书光盘和音像资料的分编和加工
１．随书光盘着录
配有光盘的图书，光盘随书着录。
２．随书光盘加工
由加工人员将光盘装入光盘袋，分别在光盘和光盘袋上书写对应图书的索书号，做出清单，与图书一起送入各典藏地。
３．数字资源的加工
图书馆所有的数字资源均在图书馆主页的数字资源栏目下集中揭示。为了方便利用，主要采用以下分类方式：
（１）按照数字资源名称首字母分类；
（２）按照数字资源文种分类，分为中文和外文；
（３）按照资源类型分类，分为数字图书、数字期刊、学位论文、会议论文、年鉴、专题数据库、多媒体数据库、开放获取（翱础）资源、自建特色数据库等；
（４）按照访问方式分类，分为本地镜像访问和远程链接访问。
（５）对有多种访问方式或访问地址的数字资源将逐个列出，并进行备注说明。对每种数字资源提供资源介绍，部分资源还提供培训课件下载。
第四章 文献信息资源捐赠
第十叁条 接受各类文献的捐赠，是图书馆文献资源建设的有效途径之一。接受捐赠的部门是图书馆资源建设部。接受捐赠后，图书馆将在主页定期公布捐赠者名单及捐赠书目，并向捐赠者颁发捐赠纪念函以示感谢和鼓励。入藏赠书的条件及其管理：
（一）入藏赠书的条件
１．内容符合本校学科、专业设置、教学科研范围的中外文学术专着（包括音像资料）
２．国际性、全国性的会议论文集和成套期刊。
３．为正式出版物，根据情况酌情接受一些具有较高学术及收藏价值的非正式出版物。
４．私人收藏的古籍、善本或有收藏价值的手稿、实物。
５．本馆尚未入藏，或虽有入藏可增加复本者，复本以２～３册为宜。
６．适合大学及以上程度读者阅读。
（二）入藏赠书的管理
１．图书馆对于入藏的捐赠文献及时进行分类编目，加盖“赠书”图章，方便读者检索与利用。
２．珍贵图书将设立赠书专架（柜），大量及珍贵文献可设立捐赠书架，并以捐赠人的名字命名。
３．捐赠图书将专门入藏于“捐赠书库”，如复本较多，除３册（套）入藏于“捐赠书库”外，其余复本将存放于相关库室，供读者借阅。
第十四条 文献信息资源捐赠范围
（一）具有学术和收藏价值的、符合学校专业设置和学科建设的文献。
（二）具有典型的广东或岭南特色的文献，包括图书、期刊、内部发行资料、图片、音像资料等。
（叁）各类科研报告、学术会议文献、调查报告、非物质文化遗产等非正式出版的文献。
（四）学校师生、校友的学术着作、日记、笔记、自传、信件、手稿、艺术作品等。
（五）研究学校及学校师生、校友的学术文献。
（六）反映学校历史和现状的年鉴、手稿、照片、报纸、讲义、信函、日记、画册、音像视频等资料。
（七）古籍、善本等。
（八）下列文献不属于接受捐赠的范围：
１．违反《中华人民共和国着作权法》之规定的图书；
２．不符合图书馆馆藏建设发展的文献。
第十五条 捐赠文献的管理
（一）对受赠的文献，经图书馆采购人员甄别后，按“入藏”和“不入藏”两种方式处理。受赠文献一经接收，除特别约定外，所有权归广州华立学院。
（二）入藏图书在书名页加盖 “捐赠章”，编目进入图书馆信息管理集成系统。
（叁）对于“不入藏”的文献（有特殊约定的除外），图书馆可自行处理，具体原则如下：
１．图书馆已有馆藏，且复本在５册以上的图书，将转赠有需要的本校师生或其他图书馆；
２．捐赠范围之外的文献，不入藏。图书馆将进行转赠或其它处理。
（四）对于下列文献，图书馆将设专架（柜）收藏：
１．捐赠达到一定的规模（累计捐赠1000册以上）；
２．珍贵稀缺的文献典籍捐赠；
３．连续完整的系列出版物，如年鉴、丛书、多卷书等。
第十六条 文献信息资源捐赠方式
（一）少量和零散捐赠。捐赠者可直接到图书馆总服务台办理相关事宜。
（二）大批量捐赠。由图书馆派员上门接收，经整理后，将捐赠清单和证书送（寄）给捐赠者。
（叁）根据捐赠者意愿，捐赠者可在文献扉页签名、赠言。
第五章 文献信息资源退出
第十七条 图书馆的纸质文献，由于借阅量和借阅方式的原因，数字资源因供应商、预算经费、利用率偏低或学科专业变化等原因都会出现退出的情况。
第十八条 文献丢失
文献丢失分为赔款丢失、馆藏丢失、带走丢失叁种。
（一）赔款丢失
读者丢失的文献做赔偿处理后，图书馆信息管理集成系统会自动将丢失文献的馆藏状态记录为“剔丢”。
（二）馆藏丢失
因偷盗造成文献丢失，或搬迁过程中丢失的，或经多次盘点不在架的，馆藏地点调整到“挂失书库”。
（叁）带走丢失
读者因离职、离校借阅滞留没还，经努力不能追回的图书，馆藏地点调整到“挂失书库”。
赔款、丢失、带走的文献应定期制作清单报主管校长审批同意后，报实验室与设备管理处从固定资产中核销，核销清单要一式二份，图书馆、实验室与设备管理处各留一份。
第十九条 文献信息资源剔旧
鉴于图书馆文献信息资源现状，暂不制订常规的文献剔旧制度。仅对由于自然灾害、虫害等造成破损严重的文献进行剔旧。
对于进行剔旧处理的文献，需列明清单，报实验室与设备管理处批准后，在图书馆信息管理集成系统中，将其馆藏状态标注为“注销”。
第二十条 数字资源退出（停止订购）
有本地镜像的数字资源保留原有镜像数据，在图书馆网站仍提供镜像地址供读者使用；
对于停止采购的远程访问数字资源，将在图书馆网站后台禁用，也将不会在资源列表中显示。
第二十一条 本办法由图书馆负责解释。
第二十二条 本办法自公布之日起施行。
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